Wynajem powierzchni biurowej może być kluczowym krokiem dla każdej firmy. Wybór odpowiedniego biura ma ogromny wpływ między innymi na komfort pracy, efektywność zespołu i wizerunek firmy. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dobrze się zastanowić i wziąć pod uwagę kilka aspektów.
Najistotniejszym i najbardziej oczywistym czynnikiem w procesie wyboru miejsca jest lokalizacja biura. Ważne, by była ona dogodna zarówno dla pracowników, jak i klientów firmy. Warto zwrócić uwagę na to, czy jest dobrze skomunikowana i łatwo dostępna dla wszystkich, a także czy wokół niej znajdują się często odwiedzane miejsca, takie jak banki, restauracje czy sklepy.
Bardzo duże znaczenie w procesie wyboru biura ma czas. I to jemu właśnie należy poświęcić najwięcej uwagi. Wybór nowego miejsca pracy warto zaplanować ze sporym wyprzedzeniem zwłaszcza w umowach terminowych, które trwają 3–7 lat. Najlepiej planować nowy najem już w połowie czasu trwania bieżącej umowy najmu. Odpowiednie wyprzedzenie pozwoli na właściwe zorientowanie się w rynku biurowym, zapoznanie z jego zmianami, nowymi ofertami, które są na nim dostępne. Dobre planowanie natomiast umożliwi lepsze spenetrowanie rynku i dokładniejszą ocenę jego możliwości. Zabezpieczenie odpowiedniego czasu pozwoli też zachować czujność, dzięki której można będzie wybrać najbardziej optymalne dla firmy rozwiązanie spośród dostępnych na rynku. Z pewnością odpowiednie planowanie wpłynie na jakość wyboru.
Czas jest także ważny ze względu na okres związany z przygotowaniem biura. Dziś proces ten wydłużył się w porównaniu do wcześniejszych lat i zajmuje zwykle 4–8 miesięcy. Okres ten należy uwzględnić w harmonogramie przygotowań.
Oczywistym, ale nierzadko zapominanym działaniem jest sprawdzenie warunków obowiązującej umowy najmu i związanego z nią okresu wypowiedzenia, ponieważ często umowy przedłużane są automatycznie. Świadomość zapisów umowy jest podstawą do podjęcia odpowiednich kroków.
Wraz z rozwojem strategii dotyczących motywowania zatrudnionych niesłychanie istotny staje się sam głos pracowników, dla których miejsce pracy ma kluczowe znaczenie. Ważne jest, by przy wyborze lokalizacji poznać ich preferencje, uwzględnić oczekiwania i potrzeby. Takie podejście wpłynie pozytywnie na wzajemne relacje i motywację i z pewnością zadziała na pracowników zachęcająco. Dobra lokalizacja, atrakcyjna w odczuciu pracownika, dodatkowo może oddziaływać na motywację długoterminowo, budując swojego rodzaju przyzwyczajenie do otoczenia i możliwości pozapracowych, jakie ono daje. Zależnie od wielkości firmy warto korzystać z narzędzi, które pomogą zbadać oczekiwania pracownicze względem wyboru nowej lokalizacji.
Dobrą praktyką jest także weryfikacja aranżacji biura pod kątem stref relaksu i wypoczynku nie tylko celem jej optymalizacji kosztowej, ale także celem oceny intensywności użytkowania tych części biura. Zadaniem zarządu powinno być sprawdzenie potrzeb związanych z korzystaniem z tych powierzchni. Jeśli strefy te nie są wykorzystywane przez pracowników zgodnie z pierwotnym ich założeniem, to wówczas korzystne byłoby dopasowanie się do tego trendu. Warto przyjrzeć się sposobom korzystania z przestrzeni biurowej i tych miejsc, w których pracownicy spędzają zazwyczaj wolny czas. Według obserwacji niektórych ekspertów związanych z branżą nieruchomości komercyjnych strefy te często nie spełniają swoich wcześniejszych założeń. Korzystanie z nich przez pracowników w wielu przypadkach przestało być popularne. W takich sytuacjach warto rozważyć zmiany i zaplanować współczesną przestrzeń biurową inaczej. Rozwiązaniem może być rezygnacja z części powierzchni relaks